CAPÍTULO 9: CONTROL, AUDITORÍAS Y RETROALIMENTACIÓN
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El autocontrol, el control superior, las auditorías y la retroalimentación son actividades prioritarias en empresas de clase mundial que practican la Excelencia Gerencial y Empresarial. 9.1 ControlandoControl es la función que verifica o compara actividades o resultados con un estándar preestablecido. La gerencia tiene como función prioritaria el control periódico planificado y no planificado de todos los procesos y actividades de la organización. Al establecer la planificación para la ejecución de funciones y actividades se diseñan al mismo tiempo los métodos de control, las estaciones de control, los análisis, el uso de la estadística, la información, su presentación y los métodos de retroalimentación para la solución de los problemas. La gerencia controla todos los procesos y actividades. Algunos ejemplos son los siguientes: * Ejecución de metas y tácticas, * Planes de trabajo, * Resultados económicos, * Manejo de la información, * Utilización de recursos, * Eficiencia y eficacia en líneas de producción, * Calidad de productos y servicios, * Mantenimiento preventivo de equipo, * Capacitación del recurso humano, * Motivación del recurso humano, * Desarrollo organizacional y del personal, * Relación con los socios estratégicos, * Comportamiento del mercado, * Crecimiento del mercado, * Rentabilidad por producto, * Satisfacción del consumidor y otros. Los procedimientos de control incluyen el seguimiento de la información en tiempo real, la cual debe estar disponible en el sistema de computación, en informes periódicos, entrevistas, visitas y auditorías. El control de las funciones y actividades se ejecutan dentro del contexto cultural de la organización. El objetivo es delegar responsabilidades, autoridades y autocontrol. Al existir un sistema de autocontrol, el papel de la gerencia se transforma en "control superior" evitando la necesidad de un control detallado. Los procesos y procedimientos de control se adaptan y elaboran de acuerdo a la personalidad y las necesidades de la empresa.
9.2 AuditandoLas auditorías son exámenes sistemáticos e independientes para determinar si los procedimientos, actividades o resultados de una determinada función empresarial, cumplen con los requisitos establecidos previamente. Los resultados de una auditoría muestran una evaluación de la ejecución actual de cualquier función o sistema y dan un panorama sobre cuáles deben ser las fallas a corregir y en dónde se debe fortalecer para un mejor desarrollo. Las auditorías se llevan a cabo en todas las áreas de gestión de la organización. Por ejemplo: * Auditorías gerenciales, * Auditorías financieras, * Auditorías de calidad de productos y de servicios, * Auditorías de sistemas de calidad, * Auditorías de mercadeo, * Auditorías a proveedores, * Auditorías de procesos y procedimientos productivos, * Auditorías de procesos y procedimientos administrativos, * Auditorías contables, * Auditorías de selección y contratación de personal, * Auditorías de seguridad industrial, * Auditorías de saneamiento de procedimientos estadísticos, * Auditorías de protección al medio ambiente y otras. Las auditorías más conocidas son las auditorías financieras y las auditorías de calidad. Sin embargo, es responsabilidad de la gerencia realizar auditorías en todos los campos de la gestión.
Las auditorías planificadas son realizadas periódicamente y pueden ser ejecutadas por personal interno; sin embargo, es aconsejable la ejecución periódica de auditorías por personal externo y ajeno a la organización. Estas personas ajenas no conocen de cerca a la organización y por lo tanto detectan con mayor éxito las fallas existentes y su significado. Las auditorías no programadas se ejecutan cuando cambia el entorno o cuando la organización percibe que los resultados no son los adecuados y su comportamiento en el mercado va en retroceso.
RESUMEN DE LAS CATEGORÍAS DE EXCELENCIA GERENCIAL A EVALUAR POR EL PREMIO MALCOLM BALDRIGE
9.3 Auditoría de los Puntos Críticos para la Excelencia Gerencial y Empresarial (Auditoría PCE)El éxito de una organización depende del cumplimiento con las tareas gerenciales establecidas en la planificación estratégica y dentro de la filosofía de la Excelencia Gerencial y Empresarial. Sin la ejecución eficiente de cualquiera de las tareas gerenciales, la empresa mostrará una debilidad estructural que pone en peligro su existencia en el mundo empresarial sin fronteras, en donde la competencia tiende a llevar ventajas contra nuestra empresa. En la Auditoría PCE, se incluyen solamente los Puntos Críticos para la Excelencia que son comunes para todas las organizaciones, tales como empresas de productos, empresas de servicio y entidades públicas. Los puntos críticos del éxito que son de particular interés para alguna empresa deben ser formulados a la medida de la misma organización. Sin embargo, el método de evaluación debe ser semejante al que se plantea en este libro. Previo a la utilización real de la Ficha de Evaluación de la Auditoría de los Puntos Críticos para el Éxito Gerencial y Empresarial (PCE), aconsejamos estar familiarizado con el contenido completo de este libro. En la Auditoría PCE, el auditor califica las distintas categorías según: * el grado de severidad de la falla o * el cumplimiento de ellas. La terminología que se utiliza para evaluar el grado de severidad es: * falla estructural (FE), * falla circunstancial (FC) y * cumplimiento satisfactorio (CS). En este contexto, la Falla Estructural (FE) significa: Tareas gerenciales no desarrolladas, mal desarrolladas o no ejecutadas y que ponen en peligro inmediato la existencia de la organización ante la competencia regional e internacional. En este contexto, la Falla Circunstancial (FC) significa: Tareas gerenciales mal desarrolladas o no ejecutadas y que no ponen en peligro inmediato la existencia de la organización ante la competencia regional e internacional. En este contexto CS significa que la tarea se cumple satisfactoriamente.
Las empresas que no tengan fallas estructurales pueden utilizar auditorías puntuales para evaluar específicamente un determinado campo de gestión empresarial, tales como auditorías de calidad, tecnológicas, financieras, de procesos y otras.
FICHA DE EVALUACIÓN AUDITORÍA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS DEL ÉXITO EMPRESARIAL AUDITORÍA PCE
A continuación se discute el significado de cada una de las categorías de la ficha de evaluación de la Auditoría PCE modificada y los aspectos a considerar.
CATEGORÍA 1 ORDEN, DISCIPLINA Y LIMPIEZA La organización posee un ambiente en el que estas tres cualidades se manifiestan en todas las áreas, procesos y procedimientos.
CATEGORÍA 2 EXCELENCIA GERENCIAL Y DE LA ORGANIZACIÓN 2.1 Utilización adecuada de una planificación estratégica La organización cuenta con un proceso ordenado, sistemático y adecuado de planificación estratégica para establecer las metas y los objetivos de la propia organización
2.2 Estrategia, Visión y Misión establecidas Es el resultado de la planificación estratégica. La Estrategia, Visión y Misión están expresadas por escrito, son conocidas y compartidas por toda la organización y todos los miembros trabajan hacia su cumplimiento. El grado de adaptación de la Visión y la Misión a los retos que enfrenta la organización.
2.3 Utilización adecuada de planificación a largo plazo y planificación operacional Planificación por escrito que se basa en las metas de la organización, en donde quedan detalladas las tácticas y actividades prioritarias cualitativas y cuantitativas, recursos, secuencia y tiempos de ejecución. Los planes de trabajo son, conocidos y compartidos por. toda la organización.
2.4 Políticas y tácticas establecidas y adecuadas Es el producto de la planificación a largo plazo y la planificación operacional. De acuerdo a la Estrategia, a la Visión y la Misión, se establecen la políticas y tácticas, que se adaptan a los retos de la organización y que son conocidas y compartidas por toda la organización. Las políticas y tácticas especifican las actividades a ejecutar a largo y a corto plazo.
2.5 Enfoque hacia la satisfacción completa del consumidor La organización está orientada a prever, determinar y satisfacer los deseos del consumidor, tanto interno como externo, de una manera sincera, honesta eficiente y profesional. La meta de la organización es crear en el consumidor, lealtad y capital social.
2.6 La Calidad Total es el enfoque de la gestión en toda la organización Todas las áreas de la organización funcionan dentro de la filosofa de la calidad total. Todas las funciones y tareas se hacen bien desde la primera vez a satisfacción completa del consumidor interno y externo, y al nivel más económico.
2.7 El Mercadeo es la función que orienta a la organización e indica el camino a seguir La función Mercadeo es la que orienta las metas y actividades y le indica a la organización el camino a seguir, a través de la continua satisfacción de las necesidades cambiantes del consumidor.
2.8 Organización funcional y actualizada La empresa cuenta con una estructura organizacional que permite la ejecución de las tareas empresariales en forma eficiente y efectiva, a través de los niveles horizontales y verticales de la organización y que se adapta constantemente en forma eficiente a las metas y los retos.
2.9 Políticas y prácticas adecuadas para el desarrollo organizacional Existencia y práctica de programas adecuados para el desarrollo integral profesional y personal de los integrantes de la organización. Esto para formar personal altamente calificado y motivado que pueda adaptarse con rapidez a los retos. Toda la organización se mantiene en un constante aprendizaje.
2.10 Procesos adecuados para la dirección y coordinación La organización cuenta con un sistema adecuado de dirección y coordinación en todos los niveles, que permite la ejecución de tareas en forma armoniosa eficiente y eficaz.
2.11 Procesos adecuados para la toma de decisiones La organización cuenta con un proceso sistemático, sistémico y profesional para la toma adecuada de decisiones en todos los niveles. El sistema aumenta la velocidad de respuesta y reduce el riesgo.
2.12 Procesos adecuados de control, auditorías y retroalimentación La organización cuenta con procedimientos escritos para el adecuado control de todos los productos, servicios, procesos y actividades que se llevan a cabo en la organización, así como auditorías periódicas y la forma como la retroalimentación es utilizada para el mejoramiento continuo.
2.13 Gerencia analítica, sintética, sistemática y decisiva La organización tiene una gerencia que analiza y sintetiza de una forma sistemática y sistémica toda la información que recibe, para la toma las decisiones adecuadas y oportunas, minimizando el riesgo.
2.14 Involucramiento total de la gerencia La organización posee una gerencia líder que interesa, guía, da apoyo y soporte a todo el personal, procesos y tareas empresariales. Esto es percibido y aceptado por todos los trabajadores y los demás socios estratégicos.
2.15 El gerente inspira y da ejemplo a la organización La organización cuenta con un gerente líder con conducta personal y profesional impecable, que motiva y anima a todos los miembros para que lo sigan de igual forma. Él mismo actúa y da el ejemplo.
2.16 Mejoramiento continuo en todos los procesos con base en el benchmarking Política y práctica empresarial que asegura que todo el personal, los procesos y tareas, de producción o de administración, los productos y servicios se involucran en una superación constante, tomando como base el benchmarking.
2.17 Consumidor satisfecho y leal El consumidor se siente identificado con la organización y la apoya comprando sus productos y/o servicios, ya que estos le producen una satisfacción completa en sus necesidades e intereses. La lealtad se transforma en capital social para la organización.
2.18 Crecimiento en el mercado de acuerdo a los retos La organización mantiene un ritmo de crecimiento según lo programado en la participación del mercado, de acuerdo a los retos.
2.19 Rentabilidad de acuerdo a los retos La organización mantiene un ritmo de crecimiento según lo programado de la rentabilidad del capital y de los resultados financieros, de acuerdo a los retos.
2.20 Ventajas relativas respecto a la competencia La organización conoce cuáles y cuántas ventajas relativas tiene en relación a la competencia y las utiliza en su estrategia y tácticas. La organización crea ventajas relativas en una o más áreas de su gestión
2.21 Proyección a la comunidad y del medio ambiente La organización posee políticas y prácticas de responsabilidad social, participa en la comunidad y en mejoramiento del medio ambiente.
2.22 Utilización oportuna de la reingeniería La organización hace uso de la reingeniería cuando es necesario elevar rápidamente los valores de calidad en algún proceso en particular, o bien, en toda la empresa.
CATEGORÍA 3 LA CULTURA DE LA CALIDAD TOTAL 3.1 Enfoque que garantiza el valor de los productos y servicios para el consumidor La organización se encuentra orientada a proveer al consumidor, productos o servicios que cumplan siempre con sus necesidades, fortaleciendo cada vez más el valor que percibe el consumidor de éstos.
3.2 Ambiente de apertura hacia el cambio Todos los integrantes de la organización manifiestan y practican una buena disponibilidad hacia los cambios y la aceptación de procesos e ideas novedosas, sin resistencia.
3.3 Ambiente de mejoras continuas en todos los aspectos Situación general en la que todos los integrantes de la organización y los procesos se involucran en una superación constante individual, profesional y organizacional.
3.4 Ambiente de fe, justicia, honestidad y de reconocimiento La gerencia fomenta un ambiente en donde todos los trabajadores y los socios estratégicos reconocen sus habilidades, éxitos, creen el uno en el otro y se tratan justa, honesta y ecuánimemente. La gerencia predica y manifiesta en la práctica la fe, la justicia y la honestidad. En la organización se reconocen las labores bien hechas. 3.5 Ambiente de capacitación, enseñanza y superación profesional y personal Todos los integrantes son capacitados y entrenados para desempeñarse mejor en sus áreas de trabajo, así como para su vida personal, familiar y social. El interés, el compromiso y el avance se manifiesta, tanto por la gerencia como por los trabajadores. Todos los integrantes se mantienen en un proceso constante de aprendizaje.
3.6 Ambiente ameno, de colaboración y de confianza La gerencia, los trabajadores y los demás socios estratégicos se tienen y demuestran confianza mutua y libertad de expresión. El ambiente en la organización es ameno y todos los integrantes colaboran uno con el otro, con confianza.
3.7 Ambiente de comunicación La organización posee y practica los procesos que facilitan el Pujo honesto, adecuado, confiable, oportuno y eficiente de comunicación e información entre los miembros, así como entre las diferentes áreas de la organización. La comunicación es vertical, horizontal y diagonal.
3.8 Ambiente en donde las decisiones gerenciales son transmitidas y compartidas por todos Las decisiones tomadas por la gerencia son informadas, comunicadas, compartidas, aceptadas y ejecutadas por todos en la organización. Los integrantes de la organización participan en el proceso de toma de decisiones.
3.9 Ambiente de delegación de autoridad y responsabilidades La gerencia practica la delegación de autoridad y responsabilidades, apoyando y creando un sentimiento de compromiso para cumplir con las tareas delegadas. La delegación se hace tomando en cuenta las destrezas y la dedicación.
3.10 Ambiente de autocontrol y de rendición de cuentas Los trabajadores tienen el derecho y obligación de tomar decisiones por sí mismos dentro de su área de trabajo, tienen la autoridad para hacerlo y se autocontrolan. La gerencia se involucra en un "control superior".
3.11 Ambiente de autoevaluación y camaradería Todos los integrantes de la organización se evalúan así mismos, se autocontrolan y se apoyan unos a otros para mejorar su rendimiento y su comportamiento en la empresa. La gerencia apoya plenamente estas actividades y prácticas. La autoevaluación sirve para mejorar el comportamiento de los integrantes y los propios resultados de la organización.
3.12 Ambiente de planificación y de resultados De acuerdo a sus prioridades, la organización planifica la ejecución de las funciones en diferentes lapsos de tiempo. La evaluación de la planificación se realiza de acuerdo a los resultados previstos. La organización tiene planificación estratégica, planificación a largo plazo y planificación a corto plazo. Cada nivel gerencia¡ toma las decisiones que le corresponden. La gerencia se asegura de la obtención de resultados de acuerdo a lo planificado.
3.13 Ambiente de utilización del benchmarking La organización utiliza el benchmarking para todos los procesos y operaciones de la empresa, tanto de empresas líderes como de sus anteriores resultados de ejecución. Los programas de mejoras continuas se basa en los resultados del benchmarking.
3.14 Ambiente de productividad y optimización del tiempo El aumento de la productividad y el óptimo aprovechamiento del tiempo se manifiestan en todos los procesos y las actividades de la organización.
3.15 Ambiente de reducción de errores, defectos y desperdicio Situación organizacional en la que todos los integrantes de la organización mantienen una motivación hacia la reducción de errores, defectos y desperdicio para el aumento de la productividad. Esta motivación se refleja en los resultados obtenidos en todas las actividades de la organización.
3.16 Ambiente de prevención de problemas y de resolución de conflictos Situación organizacional en la que todos los integrantes de la organización se mantienen alerta para la prevención de problemas, no sólo de procesos y equipo, sino también en las relaciones personales. Esta situación se refleja en el diseño robusto de los procesos, servicios y en el rendimiento de la organización. Cada error es una gran oportunidad para la solución a fondo de los problemas.
3.17 Ambiente de seguridad y bienestar La organización cuenta con un sistema que tiene como meta asegurar la estabilidad laboral y la seguridad industrial de sus integrantes. Este sistema es adecuado a la propia organización y a las necesidades de sus trabajadores.
3.18 Ambiente de responsabilidad hacia la sociedad La organización participa en actividades que favorecen a la comunidad y a la sociedad, creando capital social y alianzas estratégicas con la comunidad.
CATEGORÍA 4 LA INNOVACIÓN 4.1 En la tecnología La organización posee políticas y prácticas que permiten la adquisición y/o desarrollo de tecnologías y/o equipos novedosos.
4.2 En los procesos productivos La organización posee políticas y prácticas que permiten la introducción de métodos novedosos y fomenta y promueve la innovación en todos los procesos productivos existentes.
4.3 En el producto y el servicio La organización posee políticas y prácticas que fomentan, promueven y permiten la innovación en los broductos v servicios.
4.4 En la presentación y calidad de los productos La organización posee políticas y prácticas que fomentan, promueven y permiten la constante innovación y mejora de la presentación del producto y sus características y atributos de calidad.
4.5 En el mercadeo La organización introduce prácticas que fomentan, promueven y permiten la utilización de métodos y tácticas novedosas en la función de mercadeo.
4.6 En publicidad La organización posee políticas y prácticas que promueven, fomentan y permiten la innovación en la publicidad y la propaganda para cumplir mejor con sus metas y con las expectativas del consumidor.
4.7 En el desarrollo organizacional La organización posee políticas y práctica novedosas que promueven su desarrollo personal y profesional de sus integrantes, de acuerdo a los retos y al mercado cambiante del trabajo.
4.8 En los procesos administrativos La organización introduce prácticas novedosas e innovativas en los diferentes procesos administrativos. Los procesos administrativos se adaptan rápidamente a los retos. Se entiende que los diferentes procesos administrativos prestan un servicio y son base para que la organización funcione.
4.9 En la relación con los socios estratégicos (trabajadores, consumidores, proveedores, otras empresas y organizaciones) La organización introduce prácticas novedosas e innovativas en el fomento de las relaciones con sus socios estratégicos. La relación estratégica con los socios asegura que ambas partes ganan y le facilita a la empresa cumplir con sus retos.
4.10 Grado de éxito en las labores de innovación con relación a los retos de la organización Las innovaciones introducidas en los diferentes procesos gerenciales son adecuadas, oportunas y los resultados demuestran eficiencia, efectividad y rentabilidad.
CATEGORÍA 5 EL DESARROLLO DE PRODUCTOS YSERVICIOS 5.1 Ventas provenientes de productos o servicios nuevos La organización posee prácticas que le permiten obtener un porcentaje adecuado de las ventas provenientes de productos o servicios nuevos.
5.2 Procedimientos adecuados en la toma de decisiones para la introducción de nuevos productos o servicios La organización cuenta con procedimientos sistemáticos y adecuados en la toma de decisiones para el desarrollo eficiente y en ciclos cortos de nuevos productos y/o servicios.
5.3 Procedimientos adecuados para el diseño robusto y la calidad de los nuevos productos y servicios La organización cuenta con procedimientos establecidos, conocidos y adecuados para el diseño y la calidad de nuevos productos y/o servicios.
5.4 Procedimientos adecuados para la prevención de problemas internos y externos en el diseño de nuevos productos o servicios La organización cuenta con procedimientos establecidos, conocidos y adecuados para la prevención de problemas en el diseño de nuevos productos y/o servicios.
5.5 Utilización de benchmarking, investigaciones de mercado y la innovación La gerencia obtiene información eficaz y confiable utilizando el benchmarking, así como prácticas sistemáticas, innovadoras y profesionales en la utilización de las investigaciones de mercado u otras fuentes para el desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
5.6 Grado de ajuste a los retos de la empresa La organización responde adecuada, oportuna y rápidamente a los diferentes retos que encuentra para el desarrollo de nuevos productos y/o servicios y los resultados demuestran eficiencia, efectividad y rentabilidad.
CATEGORÍA 6 EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN 6.1 Existencia de un sistema ordenado, actualizado y adecuado de recolección, análisis, presentación y utilización de la información La organización cuenta con un sistema ordenado, actualizado y adecuado de recolección, análisis, presentación y utilización de la información. El sistema se adapta con rapidez a los retos cambiantes de la organización.
6.2 Recurso humano capacitado para la introducción de datos al sistema y utilización adecuada de la información que proporciona el sistema
La organización cuenta con recurso humano capacitado en todos los niveles, para que en forma veraz, oportuna, eficiente y efectiva introduzcan datos al sistema de información y a
la vez sepan utilizar la información que necesitan para la toma de sus
decisiones.
6.3 Utilización adecuada de la información en los procesos de decisión
La organización cuenta con un sistema adecuado para el uso de la información en los procesos sistemáticos de toma de decisiones en todos los
niveles.
6.4 Utilización adecuada de procedimientos estadísticos en el control y análisis de resultados
La organización utiliza con éxito herramientas y procedimientos estadísticos adecuados para el control de los procesos, el análisis de resultados y en todos los procesos gerenciales de acuerdo a sus necesidades para obtener información confiable y
precisa.
6.5 Información esencial y
confiable
La información que se maneja en toda la organización es la esencial, y veraz , proviene de un sistema confiable y
eficiente.
6.6 Información computarizada
La organización posee un sistema novedoso, integral y flexible de procesamiento computarizado de todos los datos. El sistema es adecuado a sus necesidades y adaptable a los retos cambiantes de la organización.
6.7 Fluye rápidamente
Los flujos de información están adecuadamente establecidos. La información es oportuna y llega en tiempo real a las persona
indicadas.
6.8 La forma de la presentación de la información es de fácil asimilación
La organización cuenta con procedimientos establecidos para que la presentación de la información sea la óptima y de fácil asimilación. (tablas, gráficos, etc.)
6.9 Existencia de manuales de
procedimientos, procesos, etc.
En la organización existen por escrito manuales de procedimientos, de procesos, sean estos productivos o administrativos. Los manuales son adecuados a las necesidades de la organización y se actualizan periódicamente. Cumplen con normas internacionales (ISO 9000 e
ISO 10011).
CATEGORÍA 7
EL MANEJO Y TRATO DEL RECURSO HUMANO
7.1 Conocen y comparten la Visión y Misión de la organización
Todos los miembros conocen, entienden, aceptan y comparten la Visión y la Misión de la organización. Saben a donde se dirigen y se esfuerzan por alcanzarlo. Esto se manifiesta en sus actitudes y en hechos. La situación ideal es que las metas y valores de la organización son las mismas que las del personal.
7.2 Políticas y prácticas para el desarrollo organizacional
Existen programas que se cumplen con eficiencia y eficacia para el desarrollo persona y profesional de los integrantes de la organización y para la ejecución de las tareas empresariales en forma más eficiente y efectiva, adaptándose con rapidez a los retos cambiantes. El desarrollo organizacional facilita a la empresa mantenerse en un aprendizaje continuo.
7.3 Políticas y prácticas para el desarrollo de habilidades de liderazgo
La organización posee políticas y prácticas que fomentan el desarrollo de habilidades de liderazgo en todos los
integrantes.
7.4 Existencia y calidad de los programas de capacitación educación y mejoramiento profesional y personal
Todos los miembros de la organización participan en programas de capacitación, educación y mejoramiento profesional y personal, para desempeñarse mejor en sus áreas de trabajo, así como para su vida personal, familiar y social. Los programas son adecuados y oportunos a las necesidades de la organización y de los trabajadores y se innovan
constantemente.
7.5 Procedimientos para la evaluación del desempeño del trabajador
La organización cuenta con procedimientos establecidos para la evaluación del
desempeño de todos los trabajadores. Se utilizan métodos correctos, honestos e
imparciales, que evitan herir al trabajador. Los resultados son utilizados para
impulsar el mejoramiento continuo y el reconocimiento de las labores bien
hechas. Los procedimientos de evaluación se elaboran conjuntamente, entre el
gerente y el trabajador. La meta es que cada trabajador se autoevalúe.
7.6 Sistema de reconocimiento por buenas labores y éxitos obtenidos
La organización cuenta con un sistema de reconocimiento para premiar metas alcanzadas con éxito y para desempeño sobresaliente de los integrantes. Este sistema es adecuado y motivante, tanto para los integrantes como para la organización.
7.7 Existencia y calidad de comunicación entre todos los integrantes
La organización cuenta con un ambiente en el cual todos los integrantes se comunican en forma adecuada, amigable, confiable. La comunicación es oportuna, eficiente y eficaz. La comunicación fluye vertical, horizontal y
diagonalmente.
7.8 Existencia de sentimiento de pertenencia a la empresa
Todos los integrantes se sienten propietarios de la organización y ejecutan
sus labores con entusiasmo e interés, tal y como se espera de un propietario. Los integrantes se sienten orgullosos de pertenecer a la
empresa.
7.9 Procedimientos para el manejo de culpas, errores y conflictos
La organización cuenta con sistema adecuado para la solución de conflictos y problemas en el que tanto los integrantes como la empresa salen beneficiados. Existe un ambiente en el que los errores son una oportunidad para la superación continua. En la organización nadie se siente culpable ni siente temor o
miedo.
7.10 Personal responsable, convencido y motivado
Los integrantes responden a sus tareas en forma responsable y oportuna de acuerdo a lo programado. Se encuentra convencidos de lo importante de sus tareas y se mantienen constantemente motivados en cumplir nuevas metas y
responsabilidades.
7.11 Trabajo en equipo
Todos los miembros de la organización trabajan en equipo para la ejecución de sus funciones y actividades. Los equipos de trabajo son adecuados a los retos de la organización. En la organización no se siente el egoísmo y todos trabajan hacia un fin común, en forma
armoniosa.
7.12 Personal colaborador, cooperador y abierto al cambio
Todos los integrantes de la organización están con buena disposición al cambio, colaboran y cooperan con los demás miembros en la ejecución de los distintos procesos y con los socios estratégicos para cumplir con las
metas.
7.13 Seguridad laboral
La organización cuenta con un desarrollo y compromiso para asegurar la estabilidad laboral de sus trabajadores. Este sistema es adecuado a la propia organización y a las necesidades de sus
integrantes.
7.14 Seguridad industrial
La organización cuenta con procedimientos de prevención y mantenimiento que establecen un ambiente de seguridad industrial adecuado a la propia
organización y a las necesidades de sus trabajadores. Los trabajadores se mantiene motivados y concentrados en sus labores, evitando así los
accidentes.
CATEGORÍA
8
EL MANEJO DEL FACTOR COMPETENCIA
8.1 Conocimiento de la situación actual y los planes de la competencia
La organización cuenta con un sistema que la mantiene actualizada sobre su situación real, el entorno y de la estrategia, los planes y acciones de la
competencia.
8.2 Análisis de las fortalezas y debilidades de la competencia
La organización posee un sistema que analiza en forma imparcial, contable, profesional y continuamente las fortalezas y debilidades de su
competencia.
8.3 Análisis de las amenazas del mercado
La organización posee un sistema que analiza en forma imparcial, con fiable, profesional y continuamente las amenazas del
mercado.
8.4 Análisis comparativo (FODA) en todas las áreas gerenciales con la competencia, incluyendo los márgenes de ganancia
La organización cuenta con un sistema que compara en forma imparcial, confiable, profesional y continuamente todas sus áreas gerenciales de acuerdo con las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la competencia (benchmarking continuo).
8.5 Identificación de las ventajas relativas respecto a la competencia
La organización conoce claramente cuales son sus ventajas relativas respecto a la competencia y las utiliza en su estrategia y tácticas. Identifica áreas en donde puede desarrollar una ventaja
competitiva.
8.6 Grado de respuesta a los retos que presenta la competencia
La organización responde adecuada, innovativa y rápidamente a los
diferente:
retos que le presenta la competencia. La empresa siempre mantiene ventajas relativas frente a la competencia. Los resultados demuestran eficiencia, efectividad y rentabilidad mayor que la
competencia.
CATEGORÍA 9
EL MANEJO DEL FACTOR TIEMPO
9.1 Conocimiento actualizado de la situación de la organización
La gerencia posee un conocimiento oportuno, imparcial y actualizado, en términos de tiempo real, de la situación integral de la organización, de cada uno de los proceso gerenciales y del
entorno.
9.2 Conocimiento actualizado del cumplimiento de los planes de trabajo
La gerencia cuenta con un sistema que le permite el conocimiento actualizado sobre el avance, la situación y el cumplimiento de los planes de trabajo
establecidos.
9.3 Conocimiento
y práctica de herramientas gerenciales actualizados
La gerencia en todos los niveles conoce, se mantiene actualizada y practica las herramientas gerenciales más adecuadas, novedosas y oportunas a los retos que se le presentan. Estas herramientas son adaptadas al medio cultural de la organización.
9.4 Prácticas de mejoramiento continuo para aprovechamiento y ahorro del tiempo
La organización cuenta con programas y prácticas que involucran a todas las funciones, procesos y procedimientos en el mejoramiento continuo, con base en el benchmarking. Estos programas son adaptados a los retos y están enfocados al aprovechamiento óptimo del tiempo en todos los
aspectos.
9.5 Velocidad de respuesta adecuada a los retos y situaciones cambiantes
La organización se adapta más rápidamente que su competencia a las situaciones cambiantes generadas por el mercado, condiciones económicas u otros. Los resultados demuestran eficiencia, efectividad y rentabilidad mejor que la
competencia.
9.6 Velocidad de respuesta a nuevas tecnologías e innovaciones de acuerdo a los retos
La organización adquiere y desarrolla tecnología y realiza innovaciones en sus productos o servicios en forma adaptada, oportuna y más rápidamente que la
competencia.
9.7 La organización ejecuta todas sus funciones y tareas en forma efectiva y eficiente con relación al cumplimiento de tiempos
La agilidad de la estructura y procesos organizacionales permite el cumplimiento de todas las funciones y tareas planificadas cada vez en menor
tiempo.
CATEGORÍA 10
RELACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN CON SOCIOS ESTRATÉGICOS
10.1 Existencia y calidad de alianzas estratégicas con los trabajadores
Los trabajadores se sienten socios y dueños de la empresa. Esta alianza permite a la organización la obtención de los resultados esperados con eficiencia, efectividad y rentabilidad, y los trabajadores logran satisfacer sus necesidades. En esta relación tanto los trabajadores como la empresa
ganan.
10.2 Existencia y calidad de alianzas estratégicas con los consumidores
Los consumidores se identifican con la empresa. La alianza traducida en lealtad y capital social permite a la organización alcanzar sus metas de ganancias y desarrollo y por otra parte, el consumidor satisface sus necesidades. Ésta es una situación en la que ambas partes
ganan.
10.3 Existencia y calidad de alianzas estratégicas con los proveedores
Los proveedores se convierten en socios de la empresa y la consideran un mercado seguro. Esta alianza permite a la organización la obtención materias primas e insumos que aseguran los resultados esperados con eficiencia, efectividad y rentabilidad. Ésta es una situación en la que ambas partes
ganan.
10.4 Alianzas estratégicas con empresas nacionales, regionales y/o internacionales
La organización participa en alianzas estratégicas con otras empresas. Esto le permite a la organización utilizar la fortaleza de las otras empresas en campos de propia debilidad y ofrecer a las otra empresas ventajas donde ellas tiene debilidad. Ésta es una situación en la que ambas partes
ganan.
10.5 Alianzas estratégicas con otras organizaciones (educativas, de mantenimiento, de computación, etc.)
La organización posee alianzas estratégica con empresas que le proveen diferentes servicios en forma más eficiente que lo que la propia organización lo puede hacer (entrenamiento, computación, mantenimiento, etc.). La alianza le ahorra a la empresa y asegura servicios de primera categoría.
CATEGORÍA 11
EL MANEJO DEL FACTOR CAPITAL
11.1 Existencia de presupuestos apropiados
La organización cuenta con un presupuesto para los diferentes procesos gerenciales. El presupuesto se ajusta a las prioridades y
retos.
11.2 Existencia de plan y presupuesto de inversiones apropiado
La organización cuenta con un plan y presupuesto de inversiones para los diferentes procesos gerenciales. El plan de inversiones es según las prioridades y los retos del
mercado.
11.3 Información financiera adecuada
y computarizada
La organización cuenta con un sistema computarizado y con los procedimientos para el manejo de una adecuada y oportuna información financiera. El personal esta capacitado y motivado para entregar la información a
tiempo.
11.4 Estados financieros actualizados
La gerencia recibe estados financieros confiables y en tiempo real.
11.5 Auditoría financiera
La organización ejecuta periódicamente auditorías financieras, tanto internas como externas, que son veraces y a tiempo. Estas auditorías financieras sirven como base ~ra un proceso de ajuste de mejoras continuas y toma de
decisiones.
11.6 Obtención y ubicación de recursos financieros
La organización posee los contactos necesarios para la ubicación y obtención de los recursos financieros de acuerdo a los retos y los planes de inversión y
gastos.
11.7 Resultados financieros adecuados
Los resultados financieros demuestran un manejo del capital y de las inversiones con eficiencia, efectividad y rentabilidad. Las ganancias son de acuerdo a los previsto y utilizables para reinversión, pago a accionistas y para beneficio económico de todos los trabajadores. Los resultados son mejores que los de la
competencia.
11.8 Manejo apropiado del capital y los resultados a los retos de la empresa
La organización maneja el capital a través de un sistema que asegura su utilización eficaz y eficiente de acuerdo a los retos y
prioridades.
9.3.3 Calificación
En el lado de las columnas de la ficha de la auditoría PCE se encuentran los grados de calificación:
* Falla Estructural (FE),
* Falla Circunstancial (FC),
* Cumple satisfactoriamente (CS).
El auditor procede de la siguiente
manera:
1 . En ca a categoría se determina si su mala ejecución o desarrollo ponen en peligro la sobrevivencia de la organización ante la competencia regional e
internacional.
2. En caso afirmativo coloca una marca en FE.
3. En caso que la falla no arriesga la sobrevivencia inmediata de la organización, pero que aún falta trabajo por hacer, se coloca una marca en FC.
4. En caso de ausencia de fallas, coloca una marca en CS.
9.3.4 Priorización en orden jerárquico de las fallas
Muchas veces es inútil, ineficiente e ineficaz resolver un problema que tenga un orden jerárquico bajo, antes de solucionar uno que esté más arriba. Por lo tanto, primero se solucionan los problemas que tienen mayor jerarquía, que más influyen sobre la eficiencia, efectividad y rentabilidad de la organización y que ponen en peligro la existencia de la organización. Por
ejemplo:
* Si no existe una Visión y una Misión, no se pueden desarrollar planes de trabajo
efectivos,
* Si no existen programas efectivos de capacitación y enseñanza, no se le puede pedir a los trabajadores que tengan autocontrol o autoevajuación,
* Si no existe un sistema ordenado, actualizado y adecuado para la obtención de la información, no se puede requerir que ésta sea esencial y
confiable,
* Si no existen presupuestos apropiados, no se pueden desarrollar planes efectivos de inversión,
* Si no existen políticas y tácticas adecuadas para el desarrollo organizacional, no se puede esperar que la organización se mantenga en un aprendizaje continuo.
- En caso de autoevaluación, la gerencia analiza la evaluación y procede a priorizar las Fallas Estructurales por orden jerárquico, es decir, las fallas que más influyen para la sobrevivencia
de la organización se colocan primero y así sucesivamente. Si en caso existen pocas fallas estructurales se colocan todas ellas y se siguen en el orden con las fallas circunstanciales. Cabe destacar que las categorías que se encuentran en la Auditoría PCE, están arregladas en orden jerárquico. Esto puede ayudar al gerente en la priorización. En este proceso se toman en cuenta tanto los Puntos Críticos comunes, como los puntos críticos
particulares.
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En caso de una evaluación realizada por una persona diferente al gerente, una vez terminada la calificación, el auditor presenta a la gerencia los resultados. La gerencia analiza la evaluación y procede a priorizar las Fallas Estructurales por orden jerárquico, es decir, las fallas que más influyen para la sobrevivencia de la organización se colocan primero y así sucesivamente. Si en caso existen pocas fallas estructurales, se colocan todas ellas y se siguen en el orden con las fallas
circunstanciales.
Una vez terminada la priorización, se lleva a cabo a la elaboración de los planes de trabajo para que la organización comience con el proceso de mejoras continuas en los procesos gerenciales débiles detectados por la auditoría
realizada.
Nota: La auditoría PCE se realizará en forma cíclica según lo indique la planificación y en intervalos, según la decisión del gerente o bien cuando se presentan nuevas metas o cuando los resultados internos no son
adecuados.
Mediante el proceso de retroalimentación, se intenta solucionar los problemas existentes, según lo indica la auditoría, en orden jerárquico. Estos problemas o fallas pueden ser simples y fácilmente solucionables, pero también pueden existir problemas o fallas que comprometen la sobrevivencia de la organización y de mucho más difícil solución. Por lo tanto, el proceso de retroalimentación debe ser rápido y eficaz en solucionar la falla o el problema en forma completa y radical.
El proceso de retroalimentación debe ser estructurado por la misma gerencia de la organización, según la propia personalidad de la organización, y la solución siempre debe ser completa y a fondo.
Por el hecho de que cada organización puede tener muchas fallas y problemas por resolver, la gerencia pone en marcha un proceso de evaluación y priorización. El resultado de este proceso es una decisión sobre las funciones y acciones prioritarias que debe asumir la organización en el futuro cercano y a largo plazo.
Una organización no puede abarcar para un mismo período una carga elevada de proyectos de mejora continua, por lo tanto, la gerencia tiene la obligación de priorizar los recursos y acciones. La forma más adecuada de priorizar es de acuerdo a la gravedad de las fallas y al tiempo necesario para corregirlas. Las fallas y problemas a resolver se clasifican en orden jerárquico.
Para la ejecución del plan de trabajo se selecciona, en orden jerárquico, un número razonable de fallas que deben ser corregidas y manejadas en un tiempo dado. Posteriormente se procede a la ejecución del plan. Para la ejecución del plan, primeramente la gerencia asume la responsabilidad integral y luego delega las funciones y autoridades para el detalle de las actividades, tomando en cuenta el principio de cascada.
Se trabaja en ciclos cortos, ya que esto asegura una atención continua por parte de la organización, una motivación constante en el personal y la obtención más rápida de resultados. Estos ciclos cortos van integrando ciclos más grandes cuyo avance es siempre hacia el mejoramiento continuo, según lo indique el benchmarking. En caso que sea necesario dar saltos grandes, se aplica entonces la reingeniería.
Mediante el ciclo de control, auditorías y retroalimentación, el gerente se asegura que la empresa marcha por el rumbo designado. Esta herramienta es de uso en empresas de categoría mundial y facilita enfrentar con éxito el terremoto
empresarial.
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