A continuación se presenta un ejemplo de cómo la Auditoría PCE se puede utilizar para la priorización de funciones y actividades en la gestión gerencia.

FICHA DE EVALUACIÓN AUDITORÍA DE LOS PUNTOS 

CRÍTICOS DEL ÉXITO EMPRESARIAL AUDITORÍA PCE

Nombre de la empresa:   Procesadora de alimentos "Montaña Blanca"

Nombre del evaluador:   René Dubón

Fecha de ejecución:   15 de marzo de 199...

La auditoría llevada a cabo en la Procesadora de Alimentos "Montaña Blanca", señala la existencia de fallas estructurales masivas que ponen en peligro su propia existencia. La empresa se encuentra evidentemente fuera de la filosofía de la Excelencia Gerencial y Empresarial y por lo tanto, su capacidad es limitada para enfrentar a su competencia y sobrevivir el Terremoto Empresarial.

Sin embargo, la empresa muestra un ambiente de comunicación y cuenta con un gerente que está involucrado y que conoce muy bien la empresa y todos sus procesos. Estos aspectos son considerados como altamente positivos y muestran que la empresa puede encaminarse hacia la Excelencia Gerencial y la Calidad Total.

 

Debe destacarse que la mayoría de las empresas de América Latina saldrán con fallas estructurales masivas. Lo que importa es la voluntad de cambiar y no la situación actual.

Por el hecho que la Procesadora de Alimentos "Montaña Blanca" ni cualquier otra empresa, no puede asumir numerosos retos a la vez, se lleva a cabo, entonces, una priorización de actividades. Para la priorización la gerencia toma en cuenta que la ficha de evaluación de la auditoría PCE se encuentra ordenada jerárquicamente de acuerdo a la magnitud de las fallas. Además, la gerencia evalúa el entorno y la situación interna de la organización antes de elaborar el plan operacional de trabajo a ejecutarse en los próximos meses. El plan operacional contendrá metas cualitativas y cuantitativas. La duración óptima del plan operacional es de 3 - 6 meses, ya que este lapso facilita a la organización mantenerse atenta y motivada por los refuerzos positivos provenientes del cumplimiento exitoso de las labores.

El plan operacional de trabajo contiene siempre tareas bien definidas. En caso de tener fallas en las categorías de la "Cultura de la Calidad Total", la gerencia no puede asignar una tarea tal como "mejoramiento del ambiente de confianza". Lo correcto es definir acciones concretas a tomar para alcanzar el ambiente que se pretende crear. Por otro lado, es importante destacar que los ambientes señalados como fallas estructurales son el resultado de acciones que no se han llevado a cabo; por lo tanto, el problema no es el ambiente, sino las mismas funciones o actividades que no se han ejecutado o que se han ejecutado mal.

A causa de la limitada capacidad para ejecutar tareas numerosas en un tiempo dado y absorber el mensaje de excelencia en un solo golpe, la empresa "Montaña Blanca" decide elaborar inicialmente un plan de trabajo con una duración de 6 meses y con solamente seis tareas prioritarias para su ejecución, en las cuales muestra fallas estructurales y que son del orden jerárquico más alto. A continuación se detalla el plan de trabajo:

PLAN DE TRABAJO PROCESADORA DE ALIMENTOS "MONTAÑA BLANCA" JUNIO A NOVIEMBRE

Como se puede observar, al encaminarse la organización hacia la Excelencia Gerencial y Empresarial, ha tomado las siguientes determinaciones:

*  La gerencia ha reconocido el hecho de tener fallas que ponen en peligro la vida de la empresa, al no poder enfrentar a la competencia a mediano ni a largo plazo.

* La gerencia ha decidido enfrentar sus fallas con un compromiso total, sabiendo que lo que cuenta es la decisión de avanzar y no la situación actual.

* La gerencia ha decidido actuar, escogiendo primeramente las fallas que tienen el mayor orden jerárquico. De esta manera se le puede dar a los problemas de las empresas una solución a fondo.

Como puede observarse, la Auditoría PCE determina el tipo de planificación que requiere la empresa. En el caso de la empresa "Montaña Blanca", ésta requiere la planificación estratégica, la planificación a largo plazo y la planificación operacional. Por el hecho que la planificación estratégica es de mayor orden jerárquico que las otras dos, ésta se coloca como primer punto en el plan de trabajo. De esta forma se sigue priorizando en las tareas gerenciales en todos los campos de acción. La auditoría PCE ordena los problemas y fallas en forma tal, que le ayuda al gerente a priorizar, tomando en cuenta otros factores, tales como los puntos críticos particulares, el entorno, etc.

Al atender primero los procesos de mayor orden jerárquico, muchos procesos deficientes de menor orden se solucionan por sí mismos. Por ejemplo:

* Al establecer el Orden, la Disciplina y la Limpieza, los integrantes se sentirán que trabajan en un ambiente ameno y responderán favorablemente a ello, transformándose en agentes de cambio para mejorar los cientos de procesos de un nivel jerárquico más bajo.

* Al establecer la política de Recursos Humanos, se coloca la base para la creación de un ambiente de justicia y honestidad.

Por esta razón, el gerente líder prioriza su plan de trabajo utilizando el efecto de cascada, en donde se atiende primero los problemas de mayor orden jerárquico.

El plan operacional de trabajo de corta duración (3 a 6 meses) asegura que la organización se mantenga atenta en cumplir el plan y a la vez motivada por los resultados obtenidos para la elaboración del próximo plan. Por ser tan ventajosamente corto el plan operacional, la planificación a largo plazo también se ejecuta mediante numerosos planes de corto plazo.

El camino hacia la Excelencia Gerencial y la Calidad Total es largo y difícil. Cualquier empresa y definitivamente la empresa "Montaña Blanca", trabajando a pleno compromiso y con profesionalismo, necesitarán por lo menos 3 años para alcanzar la meta de la Excelencia Gerencial y fuertes ventajas comparativas en el mercado.

Solamente mediante el ciclo de Auditar-Planificar-Ejecutar-Evaluar-Auditar, se llega a la meta de la Excelencia Gerencial y a triunfar sobre el Terremoto Empresarial.