El éxito del mantenimiento en toda empresa depende del cumplimiento satisfactorio de las tareas gerenciales propias dentro de la filosofía de la Excelencia Gerencial y Empresarial.

La existencia de fallas en algunas tareas gerenciales debilita su eficiencia y eficacia y, repercute negativamente en las demás áreas de la empresa afectando cual ¡cuantitativamente la producción. Esto que se traduce en una pérdida en competitividad que pone en peligro la sobrevivencia de la empresa. Al respecto, es necesario tener presente y auditar entre otros, los aspectos siguientes:

    - grado de cumplimiento de las metas de disponibilidad las cuales han sido fijadas en su oportunidad;

    - efectividad en el funcionamiento del organigrama de la Empresa y del sistema de mantenimiento;

    - lo adecuado y lo efectivo y eficiente de los procedimientos de mantenimiento establecidos, de los documentos a utilizar, de su flujo y su análisis técnico-económico;

    - la calidad de la gerencia de área y de las relaciones del personal tanto internas como con las demás áreas de la empresa;

    - lo completo, adecuado y actualizado del Manual de Gestión de Mantenimiento y de los procedimientos en uso;

    - eficiencia de la Gestión de Mantenimiento, medida por la disponibilidad de los equipos, el cumplimiento de los niveles de calidad fijados, control de rechazos y su costo.

Para estos efectos, es necesario evaluar los siguientes aspectos de Gestión de Mantenimiento:

    - servicios de mantenimiento que se realizan,

    - estructura que los provee,

    - gestión de las órdenes de trabajo,

    - gestión del mantenimiento planificado y del preventivo,

    - gestión de reparaciones de emergencia,

    - gestión de administración y control,

    - gestión de repuestos,

    - gestión de análisis de mantenimiento,

    - gestión de dirección, control, autoridad, capacitación y seguridad.

Mediante la auditoría PCEM se busca evaluar el desempeño de la función mantenimiento dentro de las empresas y efectuar un diagnóstico de su situación que permita, "a posteriori", implementar un plan de trabajo a la medida que apunte a su mejoramiento significativo en el mínimo tiempo posible. La auditoría de los PCEM que se propone sigue los lineamientos desarrollados y explicitados en el Capítulo 9 del libro "El Terremoto Empresarial", tercero de esta serie de publicaciones del Proyecto OEA/ GTZ, relativo a la Auditoría de los Puntos Críticos del Éxito Gerencial y Empresarial (Auditoría PCE), empleando su estructura formal, adaptándo en lo que corresponde al área específica de mantenimiento.

Para utilizar la Ficha de Evaluación de la Auditoría PCEM deben haberse leído los capítulos anteriores, así como las normas ISO relativas a la realización de Auditorías.

A semejanza de lo indicado para calificar las distintas categorías en la Auditoría de los Puntos Críticos del Exito, arriba mencionada, el auditor, ponderará el grado de severidad de cada falla o su cumplimiento.

Para ello utilizará la terminología ya definida en la obra arriba citada, a saber:

- Falla Estructural (FE)

Significa Tareas Gerenciales de Mantenimiento mal desarrolladas o no ejecutadas y que ponen en peligro inmediata la eficiencia y eficacia del mantenimiento y, en consecuencia, debilitan a la organización competencia regional e internacional.

    - Falla Circunstancial (FC).

Similar a la anterior, difiriendo sólo en que el peligro no es inmediato. 

   - Cumplimiento Satisfactorio (CS)

6.1  La Ficha de Evaluación - PCEM -

Nombre de la Empresa .................................................................. 

Nombre del Evaluador ................................................................... 

Fecha de la Evaluación ....................................................................

6.2   Aspectos a Considerar para llenar la Ficha de Evaluación de la Auditoría PCEM

6.2.1   Visión y Misión establecidas (Empresa y área de Mantenimiento)

    Establecidas por escrito, conocidas y compartidas por todos. Trabajo en equipo para satisfacerlas eficientemente. Grado de adaptación a los retos del área de mantenimiento y de la empresa.

6.2.2   Políticas y tácticas establecidas

    Acordes con Visión y Misión. Establecidas por escrito, conocidas y compartidas por los integrantes de mantenimiento. 

6.2.3   Planes de trabajo formulados

 Basados en las políticas, estrategias ytácticas. Establecen actividades, prioridades, recursos, secuencias de ejecución, objetivos y metas, así como sus indicadores para regular la marcha global de mantenimiento. Conocidos y compartidos por todos.

6.2.4   Deseos y expectativas del consumidor conocidos

    Conocidos y compartidos por todos. Aplicables según los casos interna y/o externamente. Incluidos en los planes de trabajo y determinados en forma sistemática, profesional y actual.

6.2.5   Deseos y expectativas del consumidor satisfechos

 Satisfacción continua, interna y/o externamente. Determinados en forma sistemática, profesional y actual. Comunicación de sugerencias y quejas. Mejoramiento continuo.

6.2.6   Ambiente de confianza

 Confianza mutua de todos los integrantes de mantenimiento y entre éstos y los de las demás áreas.

6.2.7   Justicia y honestidad manifiestas

 Sensación de trato justo y honesto por parte de todos los involucrados. Gerencia del área justa y honesta de palabra y en los hechos.

6.2.8   Organización funcional

 Estructura de la organización del mantenimiento que permite ejecutar siempre bien las tareas propias del área en forma eficiente y en equipo. Debe facilitar la delegación de funciones y la asignación de responsabilidades de los distintos niveles de organización del área. Su rigidez/flexibil¡dad es función de cada organización.

6.2.9   Ambiente de capacitación, enseñanza y superación constante

    Todos los integrantes de mantenimiento tienen interés y son capacitados y entrenados para desempeñarse mejor en su trabajo, en su familia y en la sociedad.

6.2.10 Ambiente de comunicación

 Existencia de mecanismos que aseguran una comunicación e información confiables, eficientes yoportunas entre los integrantes de Mantenimiento y, entre esta área y las demás buscando optimizar las características y prestaciones de los servicios brindados.

6.2.11 Ambiente ameno y de colaboración

Situación en que todos se manifiestan satisfechos de pertenecer a mantenimiento, demuestran confianza, libertad de expresión y camaradería dentro del área y con los demás integrantes de la organización facilitando la colaboración mutua.

6.2.12 Gerencia analítica, sintética, sistemática y decisiva

  La Gerencia de Mantenimiento analiza y sintetiza todas las informaciones que recibe en forma sistemática y toma decisiones adecuadas y oportunas, promoviendo el consenso de todos los involucrados.

6.2.13 Decisiones gerenciales transmitidas y compartidas por todos

  La Gerenciade Mantenimiento informaycomunica adecuadamente sus decisiones de modo tal que son compartidas, aceptadas y ejecutadas por sus colaboradores. También hace lo propio con la Gerencia General y las demás gerencias involucradas.

6.2.14 Involucramiento total de la gerencia

La Gerencia de Mantenimiento da apoyo y soporte a todas las tareas de su área y, paralelamente, participa en atención a su especialidad en las tareas empresariales. Percepción por parte de todos de este involucramiento.

6.2. 15 Mejoramiento continuo en todos los procedimientos

Actitud aplicable para optimizar las tareas de mantenimiento a modo de alcanzarlas metas establecidas y superar constantemente sus logros.

6.2.16 Enfoque hacia la satisfacción completa del consumidor/cliente

Orientación sincera, honesta y profesional del Área de Mantenimiento para prever, determinar y satisfacer eficiente y profesionalmente los deseos/aspiraciones de sus clientes internos y/o externos.

6.2.17 Ambiente de mejoras continuas en todos sus aspectos

Búsqueda permanente de superación por parte de todos los integrantes de mantenimiento en el desarrollo y resultado de sus tareas.

6.2.18 Ambiente de autoevaluación y camaradería

Todos los integrantes de mantenimiento se evalúan a sí mismos y se autocontrolan para mejorar su desempeño.

6.2.19 Ambiente de superación profesional y personal

Todos los integrantes del Área de Mantenimiento tienen la oportunidad y voluntad de superarse profesional y personalmente. 

6.2.20 Ambiente de planificación y de resultados a corto, mediano y largo plazo

Existe planificación y metas de mantenimiento acordes con los retos de la empresa.

6.2.21 Utilización del benchmarking

Mantenimiento emplea el benchmarking en todas sus áreas.

6.2.22 Protección al medio ambiente

Mantenimiento participa en las políticas estratégicas y prácticas con relación a esta temática.

6.2.23 La innovación en los procedimientos y servicios

Mantenimiento dispone de políticas, estrategias y prácticas que facilitan el mejoramiento e innovación en sus procedimientos y servicios.

6.2.24 La innovación en los procesos administrativos

Mantenimiento introduce prácticas innovadoras que permitan el mejoramiento e innovación en los procedimientos administrativos con objeto de optimizar la eficiencia funcional del área y responder mejor a los retos de la empresa.

6.2.25 La innovación en relación con los socios estratégicos

Mantenimiento introduce prácticas innovadoras que permitan el mejoramiento en las relaciones que mantiene con sus socios estratégicos.

6.2.26 Existencia de un sistema ordenado, adecuado de recolección, análisis,   presentación y utilización de la información.

Mantenimiento dispone de un sistema de información con estas características que incluya las solicitudes y órdenes de trabajo; las acciones de mantenimiento planificado, preventivo y reparaciones de emergencia, precálcúlo y resultados reales, análisis, apoyo logístico y repuestos.

6.2.27 La información fluye rápidamente

La información fluye en forma oportuna y en tiempo real. 6.2.28 Información esencial y confiable

6.2.28 Información esencial y confiable

Mantenimiento dispone de un ambiente de información veraz, confiable, así como de rutinas para su verificación.

6.2.29 Información computarizada

Mantenimiento dispone de un sistema adecuado, eficiente y eficaz de procesamiento computarizado de los datos.

6.2.30 Utilización de procedimientos estadísticos y de recolección de información adecuados

Mantenimiento posee procedimientos estadísticos, los cuales utiliza para recoger y analizar información en forma adecuada a sus necesidades y requerimientos.

6.2.31 Existencia de manual de gestión de mantenimiento

Existe y se utiliza un Manual de Mantenimiento, el cual es actualizado en forma periódica y se adecúa a los requerimientos y retos de la organización.

6.2.32 El recurso humano conoce y comparte la Visión y Misión del departamento de mantenimiento y de la empresa

  Ello se pone en evidencia en sus actos.

6.2.33 Personal convencido y motivado

    Mantenimiento dispone de políticas y estrategias para lograr un personal convencido y motivado y, además esto se manifiesta en su actuación.

6.2.34 Trabajo en equipo

    Mantenimiento dispone de políticas y estrategias para propiciar el trabajo en equipo y considera que es la forma más adecuada de realizarlo. Personal colaborador y cooperador

6.2.35 Existencia de sentimiento de pertenencia a la empresa

    Todos los integrantes de mantenimiento se sienten como propietarios y, en consecuencia, desarrollan sus actividades con el entusiasmo e interés propios de un propietario.

 6.2.36 Existencia de programas de capacitación, educación y mejoramiento

  Existen programa de capacitación, otorgándoles importancia. objeto es mejorar el desempeño del personal del área en sus tareas, en sus familias y en la sociedad.

 6.2.37 Calidad de los programas de capacitación, educación y mejoramiento

    Son adecuados y oportunos a las necesidades de mantenimiento y de su personal; se miden por los logros alcanzados.

6.2.38 Evaluación del desempeño de los integrantes de la planilla de mantenimiento

Mantenimiento cuenta con políticas, estrategias y prácticas honestas, objetivas e imparciales para evaluar el desempeño de todos sus integrantes y, de corresponder, promoverlos. Su objetivo es impulsar el mejoramiento continuo del personal, sin herir susceptibilidades. En forma paralela, se dispone de sistemas de selección para ingreso que también obedecen a parámetros honestos, objetivos e imparciales.

6.2.39 Sistema de reconocimiento por buenas labores y éxitos obtenidos

Mantenimiento dispone de un sistema de reconocimiento para premiar metas alcanzadas y desempeño destacado de sus integrantes.

 6.2.40 Existencia y calidad de comunicación entre todo el personal dentro del área y entre áreas diferentes

La comunicación es adecuada, amigable, confiable, oportuna y eficaz. Propende a la formación de equipos dentro del área y entre áreas diferentes para la mejora integral de la disponibilidad.

 6.2.41 Seguridad laboral

Mantenimiento cuenta con políticas, estrategias y prácticas manifiestas para crear y mantener un ambiente de seguridad laboral adecuado a sus requerimientos y a la esperanza de sus integrantes.

 6.2.42 Seguridad industrial

Mantenimiento cuenta con políticas, estrategias y prácticas manifiestas para crear y mantener un ambiente de seguridad industrial adecuado a sus requerimientos y a la esperanza de sus integrantes y a la de aquéllos pertenecientes a las áreas en que desempeñan sus tareas.

6.2.43 Manejo de culpas y errores

Mantenimiento dispone de políticas, estrategias y prácticas manifiestas para solucionar errores, sin señalar culpables y lograr que sean una oportunidad para la superación continua.

6.2.44 Conocimiento de la situación actual y los planes de la competencia

Mantenimiento cuenta con un sistema que la mantiene actualizada de la información y planes de la competencia en esta área.

6.2.45 Análisis comparativo en mantenimiento con la competencia

Mantenimiento dispone de un sistema para comparar en forma confiable, profesional y continua su actividad y desempeño con la competencia. Pone énfasis en la máxima disponibilidad al menor costo de todos los insumos involucrados.

6.2.46 Grado de respuesta a los retos que presenta la competencia

Mantenimiento responde en forma innovadora, adecuada, oportuna y eficaz a los retos impuestos por la competencia.

6.2.47 Conocimiento actualizado de la situación de mantenimiento

Se dispone del conocimiento integral oportuno, imparcial y actualizado del área. Al respecto, se presta atención entre otros a los siguientes aspectos:

 - Parque de Equipos: Se consulta y está actualizado con su historial de fallas, registrado y codificado. Análisis y revisión de los partes de fallas, de inspección y de mantenimiento periódicos. Empleo de sus resultados para formular mantenimiento correctivo, modificar     procedimientos, cambiar frecuencias, etc. Secuencia definida para preparar los programas de mantenimiento preventivo. Respecto estricto de todos los pasos previstos;

    - Conocimiento de la relación mensual: órdenes cumplidas / órdenes totales pendientes;

    - Precálculo de mano de obra y materiales de las órdenes de trabajo: Ejecución, control del acuerdo o no entre el precálculo y el resultado real y su verificación;

    - Ordenes de trabajo;

   - Mantenimiento planificado: Programación, documentación, orden de su monto y frecuencias;

    - Mantenimiento Preventivo: Existencia de planificación escrita para lubricación, rutinas de inspección, documentación, control y reajuste de programa;

    - Reparaciones de emergencia: Porcentaje de órdenes de trabajo cumplidas mensualmente como urgentes. Análisis del tiempo perdido por equipo con falla. Implementación de acciones para minimizar urgencias y emergencias. Distinción clara y precisa entre urgencia y emergencia;

    - Provisión de repuestos: Procedimiento computarizado. Existencia de controles para evitar descapitalización o sobrecapitalización del parque de repuestos. Control de existencias mínimas; su variación en caso de cambios de consumo, etc.;

    - Talleres Internos/Externos: Condiciones ambientales satisfactorias. Disponibilidad de medios y recursos idóneos. Organización y procedimientos. Evaluación de su desempeño. 

 6.2.48 Conocimiento y práctica de herramientas gerenciales actualizadas

La Gerencia de Mantenimiento conoce, se mantiene actualizada y practica las herramientas gerenciales adecuadas y oportunas.

6.2.49 Velocidad de reacción ante imprevistos y situaciones cambiantes

Mantenimiento se adapta rápidamente alas situaciones cambiantes generadas por el mercado, factores económicos u otros a una velocidad mayor que la competencia.

6.2.50 Velocidad de ajustes de acuerdo con los retos de la empresa

Mantenimiento ejecuta los ajustes que la empresa considere necesarios de manera adecuada oportuna y siempre con una actitud positiva sabiendo aprovechar el factor tiempo mejor que la competencia.

6.2.51 Existencia de alianzas estratégicas con proveedores

Mantenimiento posee políticas, estrategias y prácticas manifiestas de alianzas estratégicas con los proveedores. A título de ejemplo puede mencionarse la relación con talleres externos.

6.2.52 Calidad de las alianzas estratégicas con proveedores

Son adecuadas y establecidas en forma oportuna.

6.2.53 Existencia de plan de inversiones 

  Mantenimiento cuenta con un plan de inversión. 

6.2.54 Plan de inversiones apropiado

 Mantenimiento cuenta con un plan de inversiones adaptado y adecuado a sus prioridades, políticas y estrategias.

6.2.55 Existencia de presupuesto de gastos

 Mantenimiento cuenta con un presupuesto de gastos discriminado por rubro y/o tipo de actividad con el objeto de su control adecuado y oportuno.

6.2.56 Presupuesto de gastos apropiado

  El presupuesto es adecuado a sus prioridades políticas y estratégicas.

6.2.57 Manejo apropiado del activo fijo de acuerdo a los retos de la empresa

 Mantenimiento dispone de prácticas conocidas para el uso adecuado, oportuno y eficaz del activo fijo atendiendo a las prioridades y retos de la Empresa.

6.3   Instrucciones para Realizar la Auditoría PCEM

6.3.1   Consideraciones previas

De preferencia se seguirán a estos efectos las indicaciones que establecen las Normas ISO relativas a auditar sistemas de calidad (ISO 10011-1 a 10011-3).

Se debe conocer y compartirla filosofía de la Excelencia Gerencial, haber leído y comprendido el libro El Terremoto Empresarial, ya mencionado, así como este manual, y la ficha de evaluación de la auditoría PCEM, el significado de las categorías y de los términos indicados para evaluarlas. 

6.3.2   Visitas a la Empresa

Se harán las visitas necesarias para disponer de las evidencias objetivas que le permitan llenar la ficha de evaluación. Deberán realizarse en el menor tiempo posible.

Deberá solicitarse toda la documentación e información que se considere necesaria, así como efectuarse recorridos por toda la Empresa, el área específica de mantenimiento y todas aquellas donde ésta realice funciones. También realizará entrevistas, observará procedimientos, la operatividad de las líneas de producción, desempeño de talleres y del personal, etc.

 6.3.3 Calificación

Se marcará en las columnas de la ficha de evaluación el grado de calificación que corresponda a cada concepto teniendo presente su definición según el Numeral 6.3 de este capítulo.

6.3.4   Análisis de los resultados de la Auditoría PCEM

Se realizará con la gerencia respectiva y, de corresponder, contando con la presencia del Gerente General de la empresa. Su objetivo es analizar el resultado de la evaluación y explicitarlos, fundamentando en qué se basan, lograr la aceptación por parte de la gerencia y ajustar la priorización de las fallas detectadas en orden decreciente de importancia.

Completada la priorización, se elaborará el plan de trabajo para que el Área de Mantenimiento y/o la Dirección de la empresa empiecen con el proceso de mejoras continuas en los campos que aquél indique. Corresponde indicar que muchas veces las fallas detectadas en mantenimiento tienen su origen no en esta Área sino en la Dirección de la empresa por lo que los planes de trabajo muchas veces trascienden al área auditada propiamente dicha.