A continuación se presentan dos ejemplos de cómo la Auditoría PCE se puede utilizar para la priorización de funciones y actividades en la gestión gerencial.

I. EJEMPLO I

FICHA DE EVALUACIÓN

 AUDITORÍA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS PARA EL ÉXITO

  GERENCIALY EMPRESARIAL

AUDITORÍA PCE

NOMBRE DE LA EMPRESA:   CENTROAMERICANA DE ALIMENTOS

NOMBRE DEL EVALUADOR: Evelyn Lucy Rivera Marino

FECHA DE EJECUCIÓN:   4 de marzo de 199... 

El resultado de la Auditoría PCE llevada a cabo en la empresa CENTROAMERICANA DE ALIMENTOS -CENAL- muestra la existencia de fallas estructurales masivas. Esta masividad de fallas ponen en peligro la propia existencia de la empresa.

Evidentemente esta organización se encuentra fuera de la filosofía de la Excelencia Gerencia¡ y Empresarial, y por lo tanto, su capacidad de respuesta es muy limitada para enfrentar a su competencia, la apertura de fronteras, los ajustes estructurales y la integración de mercados.

Por otro lado, la Auditoría PCE señala que CENTROAMERICANA DE ALIMENTOS cuenta con algunos aspectos gerenciales parcialmente cubiertos, tales como:

1. Un enfoque hacia la satisfacción completa del consumidor,

2 Un gerente que está involucrado que conoce muy bien la empresa y todos sus procesos.

Estos aspectos considerados como positivos e importantes permiten a la empresa CENTROAMERICANA DE ALIMENTOS tener una base para encaminar su organización hacia la Excelencia Gerencia¡ y Empresarial.

Ninguna organización que tenga una masividad de fallas estructurales semejantes a CENAL, puede solucionarlas todas a la vez. Por lo tanto, se recurre a una priorización de actividades gerenciales para solucionar poco a poco las fallas encontradas.

Para la priorización la gerencia toma en cuenta que las categorías de la auditoría PCE se encuentran, generalmente, ordenadas de manera jerárquica, de acuerdo a la magnitud de las fallas. Además, la gerencia evalúa el entorno y la capacidad de respuesta de la estructura organización de la empresa antes de elaborar el plan de trabajo PCE gerencia¡ a ejecutarse en los próximos meses.

El plan de trabajo PCE contendrá metas cualitativas y cuantitativas. La duración óptima de este plan gerencial es de 3 - 6 meses. Hemos visto que este lapso de tiempo facilita a la organización mantenerse atenta y motivada por los refuerzos positivos provenientes del cumplimiento exitoso de las labores. Este lapso de tiempo depende, principalmente, de la capacidad de respuesta y adaptación de la organización. En el caso de CENAL, el plan de trabajo PCE será de 6 meses.

El plan de trabajo PCE contiene siempre tareas claras, coherentes y bien definidas. Por ejemplo, en caso de tener fallas en las categorías de la «Cultura de la Calidad Total», la gerencia no asignará una tarea tal como «mejoramiento del ambiente de confianza». Lo correcto en este caos es definir actividades y acciones concretas para alcanzar y desarrollar el ambiente que se pretende crear.

Por otro lado, en la misma categoría de «Cultura de la Calidad Total», es importante destacar que las fallas estructurales detectadas en los diferentes ambientes son el resultado de acciones que no se han llevado a cabo. Por lo tanto, el problema no es el ambiente sino las funciones o actividades que no se han ejecutado o que se han ejecutado mal para crear ese ambiente.

A causa de la limitada capacidad para ejecutar tareas numerosas en un tiempo dado y absorber rápidamente el mensaje de Excelencia, la empresa CENAL decide elaborar inicialmente un plan de trabajo con una duración de 6 meses y con solamente, seis tareas prioritarias para su ejecución. Estas tareas mostraron fallas estructurales y son del orden jerárquico más alto. A continuación se detalla el plan de trabajo:

PLAN DE TRABAJO PCE

 CENTROAMERICANA DE ALIMENTOS -CENAL-

MARZO -AGOSTO de 199..

Para establecer este Plan de Trabajo PCE   y encaminar la organización hacia la Excelencia Gerencial y Empresarial, la gerencia ha tomado las siguientes determinaciones:

* La gerencia ha reconocido que la organización y su proceso gerencia¡ tienen fallas estructurales que ponen en peligro la vida de la empresa al no poder enfrentar a la competencia a mediano ni a largo plazo.

*   La gerencia ha decidido confrontar con un compromiso total sus fallas y eliminarlas, sabiendo que lo que cuenta es la decisión de avanzar por el camino de la Excelencia Gerencia¡ y Empresarial y no la situación actual.

*   La gerencia ha decidido actuar escogiendo primeramente las fallas que tienen el mayor orden jerárquico. De esta manera se le puede dar una solución a fondo a los problemas que presenta CENAL.

Como puede observarse, la Auditoría PCE determina el tipo de planificación que requiere la empresa. En el caso de la empresa CENAL se requiere primeramente de establecer la planificación estratégica, la planificación a largo plazo y la planificación operacional.

Por el hecho que la planificación estratégica es de mayor orden jerárquico que las otras dos, esta se coloca como primera acción en el plan de trabajo. De esta forma se sigue priorizando en las tareas gerenciales en todos los campos de acción. La auditoría PCE permite el ordenamiento de los problemas y fallas en forma tal, que le ayuda al gerente a priorizar. La gerencia también debe tomar en cuenta otros factores, tales como los puntos críticos particulares, el entorno, etc.

Al atender primero los procesos de mayor orden jerárquico, muchos procesos deficientes de menor orden se solucionan por sí mismos. Por ejemplo:

* Al establecer el Orden, La Disciplina y La Limpieza, los integrantes se sentirán que trabajan en un ambiente ameno y responderán favorablemente. Los mismo trabajadores se transforman en agentes de cambio para mejorar cientos de procesos de un nivel jerárquico más bajo.

*   Al establecer la política de Recursos Humanos, se coloca la base para la creación de un ambiente de capacitación, un ambiente de comunicación, un ambiente de justicia y de honestidad.

Por esta razón, las empresas de clase mundial priorizan sus planes de trabajo utilizando el efecto de cascada, en donde se atiende primero los problemas de mayor orden jerárquico.

El Plan de Trabajo PCE de corta duración (3 a 6 meses), asegura que la organización se mantenga atenta en cumplir el plan y a la vez motivada por los resultados obtenidos para la elaboración del próximo plan.

El camino hacia el éxito utilizando la Excelencia Gerencia¡ y Empresarial es largo y difícil. Cualquier empresa, y definitivamente la empresa CENAL, trabajando a pleno compromiso y con profesionalismo, necesitarán por lo menos 2 - 3 años para alcanzar el dominio de¡ proceso cíclico gerencia¡.

2. EJEMPLO 2

FICHA DE EVALUACIÓN

 AUDITORÍA DE LOS PUNTOS CRÍTICOS PARA EL ÉXITO

  GERENCIALY EMPRESARIAL

AUDITORÍA PCE

NOMBRE DE LA EMPRESA:   CONSTRUCCIONES SUDAMERICANAS S.A. -CONSU

NOMBRE DEL EVALUADOR:  David Estuardo Vega Reyes

FECHA DE EJECUCIÓN:         21 de diciembre de 199...

Se observa que la empresa CONSTRUCCIONES SUDAMERICANAS S.A. tiene fallas estructurales masivas en la categoría general de Excelencia Gerencia¡ y de la Organización. Por medio del análisis causal se determinó que no se cumple el proceso cíclico gerencia¡. Esto tiene su origen en una gerencia poco analítica y poco decisiva, y que además no toma en cuenta el factor tiempo. Todo esto hace que se ponga en peligro la vida de la organización.

Las principales fallas estructurales observadas como resultado de la auditoría PCE son:

a) Ausencia de una planificación estratégica que marque la dirección y el rumbo de la organización,

b) No existe un ambiente de planificación para cualquiera de las actividades que lleva a cabo la empresa

c) La función de mercadeo no se lleva a cabo y no se conoce si el consumidor está satisfecho con los servicios, 

d) Falta de un programa para el desarrollo de productos o servicios nuevos.

e) No se conoce cómo funciona la competencia, ni cuales son sus planes de trabajo.

f) No se hace uso del Benchmarking como referencia para el mejoramiento continuo de los procesos.

Por otro lado, cuenta con varios procesos gerenciales que ya se están ejecutando, aunque de una manera parcial, entre ellos están:

a) Orden, disciplina y limpieza,

b) Política de desarrollo organizacional y personal motivado e identificado con la empresa,

c) Un gerente involucrado y que conoce los procedimientos de producción y administración,

d) Enfoque hacia la satisfacción del consumidor y hacia la garantía del valor de los servicios para el consumidor

e) Los procesos y procedimientos de información se encuentran bastante ordenados y avanzados.

Por el hecho que CONSU S.A se encuentra relativamente encaminada en la filosofía de la Calidad Total, las tareas establecidas en el Plan de Trabajo PCE pueden ser más demandantes y ejecutarse en menor tiempo que para la empresa del ejemplo I (CENTROAMERICANA DE ALIMENTOS). Por lo tanto, se prevé que esta organización absorberá de una manera más fácil el plan de trabajo propuesto. El lapso de tiempo para llevar a cabo este primer Plan de Trabajo PC.E es de 4 meses.

PLAN DE TRABAJO

 CONSTRUCCIONES SUDAMERICANAS S.A

JULIO - OCTUBRE de 199..

La Auditoría PCE es una herramienta para determinar las debilidades de la organización. La Auditoría PCE puede ser realizada por el propio gerente o por un consultor contratado. Lo importante es hacerla periódicamente para mantenerse en conocimiento de la situación de la organización y para poder establecer el mejor plan de gestión para la empresa.

BIBLIOGRAFÍA

*   Malevski, Yoram & Rozotto, Alejandro. 1995. Manual de Gestión de la Calidad Total a la Medida. Guatemala: Editorial Piedra Santa.

*   Malevski, Yoram & Rozotto, Alejandro. 1998. Terremoto Empresarial. Guatemala: Editorial Piedra Santa.